ETU-besvarelse med Z8048

Skolerne skal i denne tid besvare et skema vedrørende Elevtrivselsundersøgelse, og her viser vi, hvordan det kan løses.

 

Formål:

UDDATA fik i samarbejde med et par skoler udviklet ”Elevtype 2” udskriften Z8048 således at den indeholdt det, der skal bruges til ETU-besvarelsen.

Z8048 kommer med et CSV output, og skal derefter behandles lidt i Excel, før det kan sendes videre.

I det følgende er der tages udgangspunkt i én af de skabeloner, der er i omløb (ENNOVA’s vistnok) – andre skal muligvis aflevere data på med en lidt anden opstilling, men principperne her kan følges.

 

Fremgangsmetode

Den store datafane i min tilsendte skabelon ser således ud:

ETU2

Når vi i UDDATA ikke har lavet et færdigt produkt til ETU, er det dels fordi der er forskellige skabeloner i spil, dels fordi der er noget begrebsforvirring i skabelonerne, og også fordi det er bedst, at I som databehandlere har hånd i hanke med, hvilke data I sender af sted, i stedet for ”blindt” at sende en udskrift af denne karakter videre.

Her er der et regneark: Z8048_til_ETU, som vi har lavet med anonymiserede data.

Man kan lave sit eget forfra ved at følge vedledningen nedenfor, eller hælde sine egne Z8048 output i arket, og rette det til.

Først bestilte jeg på uddataplus.dk Z8048 for 1/10-12/11 (jeg fik at vide det var den rette periode) og lagde output i fanen “Z8048 1okt-12nov”

ETU1

Hvad får jeg egentlig af data her? Jo, det er bare alle elevers skoleforløb på alle uddannelser, der er på skolen. Skoleforløbene skal have være i gang i den valgte periode. Havde jeg sagt Nej til at vise alle skoleforløb, havde jeg kun fået et pr elev. (Se Vejledningen på info.uddataplus.dk/Z8048)

Z8048 er ukritisk i forhold til uddannelser. Jeg får at vide, at vi nøjes med EUD uddannelser, som defineret i skabelonen på billedet her:

ETU4

For at få et brugbart filter har jeg klippet alle unødige mellemlinjer væk og sat de brugbare data i fanen “EUD uddannelser” i regnearket – en kolonne med uddannelsesnumre og en kolonne med X’er. Ovre i “Z8048”-fanen laver jeg i kolonne R et opslag med COSA_FORMAL i EUD-fanen. Det giver et X for EUD-uddannelser, og #I/T for resten.

(Bemærk at LOPSLAG går skidt, hvis COSA_FORMAL er formateret som tekst, da det i tabellen i “EUD uddannelser” fanen er tal. Der er flere måder at fikse dette på.)

Jeg kunne nu vælge at fjerne alle linjer med #I/T fra datasættet inden jeg går videre. Jeg vælger i stedet at filtrere på X i “Ønsket uddannelse” i alle mine pivoter.

Så kommer vi til det, der i denne ETU-skabelon skal afleveres i fanen ”elevoplysninger”. Det er noget med en holdnummerering og unilogin på de elever der er på holdene.

ETU3

Jeg skal altså have nummereret skoleforløbene fortløbende i denne skabelon. Det gør jeg ved at lave en pivot på data fra Z8048-fanen og lægge den i fanen “Elevoplysninger”-kolonne L i mit regneark.

NB: Nu siger jeg hold, for det er det, det hedder i skabelonen. Jeg selv og de skoler, jeg har talt med, er dog af den overbevisning, at der menes skoleforløb. Vi blander således elevernes aktiviteter uden om denne løsning af opgaven.

Efter at have filtreret på X (fjernet ikke-EUD uddannelsers skoleforløb), kopierer jeg så bare skoleforløbene fra pivoten over i kolonne T. Dette er alt sammen bare et trick for at få en liste med hvert forekommende skoleforløb 1 gang! I kolonne U laver jeg så min fortløbende nummerering af skoleforløbene.

Jeg laver endnu et LOPSLAG i “Z8048”, nu på skoleforløbet for at få mit hjemmelavede skoleforløbsID.

Nu kan jeg lave mit endelige PIVOT på hele sættet fra Z8048 fanen, i “Uddannelsesstruktur” fanen. Jeg filtrerer igen ikke-EUD fra og viser kolonnerne i de rækkefølge, der er ønsket i Indsamlingsskabelonen. Dog er der to forskelle: Elevernes antal kan jeg i en pivot kun tælle op længst til højre. Og desuden ved jeg ikke, hvad de vil have i det, skabelonen kalder Split1 – det er en af kolonnerne Periodetype, skoleperiode eller GH (som ud fra periodetypens egenskaber skriver GF1, GF2, HF eller -). Split2 må være Elevtypen.

 

Hvordan kommer jeg videre?