Sådan ødelægger Excel dine CPR numre og sådan fikser du det

Vi oplever en del support på indberetning af kommunalt bidrag, fordi formtet driller. Det er en problemstilling med Excel og CPR-numre, vi ofte også ser i andre sammenhænge.

Her er en vejledning, der hjælper med Z8502 outputtet, men tipsene kan bruges generelt.

  1. Hvis du kan bestille Z8502 og gemme csv filen uden at have Excel åben, vil du kunne åbne CSV filen med Notesblok i stedet:

Ser du, at CPR-nummeret er omkranset af gåseøjne og et = tegn:

Om dette format lader sig indberette, ved jeg ikke !!

Formålet med det er følgende: Hvis du åbner denne fil i excel, eller excel bare åbnede Z8502-resultatet med det samme, ser det sådan ud:

Bemærk at jeg ser Gåseøjnene i formel-vinduet, men ikke i cellen.

Gemmer jeg nu dette i en ny fil i CSV-format, og åbner den med Notesblok, vises der:

Der er 10 cifre! Dette er i hvert fald klar til indberetning (hvis jeg havde husket at ændre kolonneoverskrifterne i Z8502 resultatet)

Problemet opstår, hvis jeg åbner den endnu en gang:

Nu har Excel i det øjeblik, filen åbnedes, slettet det foranstillede 0. Gemmer jeg denne fil som csv-fil, mangler der et ciffer.

Hvordan kan jeg reparere det?

Du kan skrive denne formel i celle e2:

=HØJRE(“0″&A2;10)

Og kopiere den hele vejen ned til bunden af datasættet.

Den sætter et 0 på alle CPR numre og tager så de 10 cifre længst til højre, så den virker for cpr med og uden foranstillet 0.

Du kan så kopiere kolonne og højreklikke på A2 cellen og vælge at indsætte værdier:

, slette kolonne E og gemme filen (og ikke åbne den med EXCEL igen!)

Du kan alternativt skrive en længere formel der giver dig hele datalinjen:

, kopiere formlen ned i alle linjer, og så derefter markere kolonnen og kopiere den over i notesblok.

 

Uanset hvad bør du åbne den resulterende csv fil med Notesblok inden afsendelse og se om formatet er i orden.